夏休みまでに広報担当者が忘れずにやっておきたい3つのこと

ゴールデンウィークも終わり、多くの3月末決算の団体は総会に向けて忙しくしていると思います。私も国際協力NGOに在籍していた時は、4月・5月が最も忙しかったと記憶しています。総会資料(アニュアルレポート)の編集・作成に加え、ニュースレター(会報)の作成、募金チラシの作成、フェアトレード商品のセールちらしの作成が同時に(同封して)発送していたため、どうしても制作時期が重なっていました。

さて、夏休み(8月)になるまでに、広報担当者やファンドレイザーが忘れずにやっておきたい3つのことをご紹介します。

 

団体ウェブサイトの更新

総会が無事に終わったら、早めにアニュアルレポートは掲載しておきましょう。また、新任役員と退任役員、財務情報の更新は忘れずに行いましょう。会員数や職員数、受賞歴などをウェブサイトで公開している場合は、更新する必要がないか確認しておきましょう。あなたの団体に関心のあるひとはアニュアルレポートや団体概要のページを意外と見ているものです。更新したことは広く伝えたほうがいいでしょう。プレスリリースまで配信する必要はないかもしれませんが、少なくとも団体のトップページには「●●のページを更新しました。」といったニュースを出しておくといいと思います。

 

外部ウェブサイトの更新

団体情報は、団体ウェブサイトだけでなく外部のウェブサイトも更新する必要があります。たとえば、CANPANの団体情報(CANPANセンター)やGiveOne(パブリックリソース財団)、PARTNER(JICA)、NGOダイレクトリー(国際協力NGOセンター)などに登録している団体は、毎年のように団体情報の更新が必要になります。ウェブサイトサイトの運営者から情報更新依頼が届くことも多いですが、後回しになってしまうことが多いので早めに準備と作業をしておくと忘れずに対応できます。

 

既存の支援者に対する報告

多くの団体がすでに実施していることだとは思いますが、既存の支援者への報告はこの時期にしっかりとやっておきましょう。個人の会員、寄付者向けにはお手紙や講演会(報告会)といった方法がいいと思いますが、企業会員や多くの寄付を受け取っている企業に対しては訪問するのがいいと思います。アニュアルレポートを持参し、昨年度の活動実績と今年度の活動計画を説明することで、より信頼を得られますし、場合によってはさらなる支援を受けられるかもしれません。企業の担当者は4月に異動することが多いので、異動が落ち着く6月~7月に報告のために訪問することで新しい担当者とじっくり話す機会を持ちましょう。新聞記者など報道機関関係者もなるべく訪問することをおすすめします。

 

6月~7月は新年度の計画が本格的に始まる時期だけに、新しく始める活動に目が行きがちになります。すでに取り組んでいる活動がおろそかになることも多いので、一度見直してみてください。